Автоматизация бюджетов началась

Как показывает общемировая практика, одним из самых эффективных и используемых инструментов для финансового менеджмента является система бюджетирования. Культура финансового планирования и контроля с использованием этого инструмента находится в Новосибирске на стадии становления. Одна из немногих компаний, которая уже успешно внедрила и автоматизировала систему бюджетирования с помощью внедренческого центра «ИнфоСофт», — «Обувь России».

Вершиной мастерства деятельности финансового менеджера является применение современных методов финансового планирования и контроля, которые в последнее время принято определять с помощью термина «бюджетирование». Бюджетирование — процесс составления и принятия бюджетов, последующий контроль за их исполнением. Одна из составляющих системы финансового управления, предназначенная для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего субъекта во времени.

В качестве платформы для реализации проекта была выбрано прикладное решение «1С: Управление производственным предприятием 8» по двум основным причинам. Во-первых, бухгалтерский и управленческий учет в компании ведется в этой программе, поэтому внедрение системы бюджетирования в 1С потребовало меньше затрат на аппаратное и программное обеспечение, а также на обучение сотрудников. Во-вторых, гибкая технологическая платформа 1С позволила разработать индивидуальное программное решение с учетом потребностей регионально разветвленной компании, представленной в 30 городах России.

Совместная работа внедренческого центра «ИнфоСофт» и ГК «Обувь России» была начата осенью 2007 года, а полноценный запуск рабочей версии программного обеспечения состоялся в сентябре 2008 года.

В результате внедрения проекта:

• Автоматизировано составление бюджетов и построение план-фактного анализа отдельно по каждому подразделению, с последующей консолидацией в бюджет компании.

• Упростилась процедура проведения корректировки бюджетов, сократились сроки на подготовку отчетов.

• Повысилась прозрачность процесса согласования и утверждения бюджетов.

• Автоматизирован контроль исполнения заявок на расходование денежных средств ответственными лицами.

• Автоматизирован процесс составления графика текущих платежей.

• Полностью исключена возможность несанкционированного исправления данных бюджетирования.

• В эксплуатацию запущено 95 автоматизированных рабочих мест.

По словам Елены Губиной, начальника отдела финансового анализа и бюджетирования ГК «Обувь России», руководители центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать: «Значительно упростилась процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов. Процесс составления заявок на оплату, согласование заявок и непосредственно оплата происходят в электронном безбумажном виде».

Среди основных преимуществ от внедрения автоматизированной системы бюджетирования Елена называет в первую очередь сокращение сроков составления бюджетов: «Раньше руководитель каждого отдела компании составлял собственный бюджет с помощью электронных таблиц, распечатывал его и сдавал в финансовый отдел. Там все данные снова вносились в те же электронные таблицы, но уже в другом формате. Автоматизация бюджетирования позволила исключить проведение двойной работы. Аналогично и по сбору факта — если раньше приходилось формировать разные отчеты в 1С, потом вручную переносить информацию в электронные таблицы, то теперь и это происходит автоматически. Нам потребовалось только один раз настроить программу».

Справка: Группа компаний «Обувь России» — федеральная сеть обувных магазинов, основанная в 2003 году, головной офис находится в Новосибирске. На конец сентября 2008 года в 30 городах России работают 102 магазина компании под брендами «Вестфалика», «Пешеход», Emilia Estra. Численность персонала в настоящее время превышает 1100 человек. www.obuvrus.ru.

Внедренческий центр «ИнфоСофт» основан в 1997 году. С момента создания компания является официальным партнером фирмы «1С» в Новосибирске. Основной задачей компании является внедрение информационных систем учета и управления предприятием на базе программ 1С. За время работы успешно реализованы десятки крупных проектов. Внедренческий центр «ИнфоСофт» выполняет проекты в соответствии с системой качества, которая сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2000.

Внедренческий центр «ИнфоСофт»:

ул. Крылова, 31, 5-й этаж;

тел./факс. (383) 211-27-27, 325-41-54;

Е-mail: info@softnsk.ru;

www.softnsk.ru.