Проектный офис появляется в организации, которой нужно одновременно эффективно управлять множеством проектов, гарантировать их успешное завершение и поддерживать соответствие единым стандартам. Он является центром по внедрению методологий управления проектами, поддержки, координации действий и постоянного контроля над процессами.
Если в компании:
нарастает объем изменений, количество инициированных проектов становится более 5–6;
одновременно нарастает хаос в управлении проектами;
проекты не доводятся до результата или результат не оправдывает вложений;
увеличивается количество заброшенных проектов — тогда стоит задуматься и принять решение о внедрении отличного инструмента — проектного офиса
Акцент на кросс-функциональности
— Проект — это интеграция усилий кросс-функциональной команды на создание новой реальности в определенный срок. Ключевое здесь — то, что это деятельность, направленная на создание нового, того, чего не было в компании до этого, — рассказывают в компании.
Когда команда обособленно выполняет свои задачи, РОП — продает, РОМ — продвигает, — всё хорошо. Когда есть задача, которую должны выполнить сразу несколько команд, причем не из одного отдела, возникает ряд вопросов:
А кто отвечает за конечный результат?
Кто управляет итоговыми сроками реализации?
А как связаны результаты отдельных подразделений друг с другом в логике и сроках?
А всё ли мы учли?
Все ли команды согласованы?
Какие риски?
Одной из ключевых задач проектного офиса является обеспечение согласованной работы нескольких команд из различных отделов организации.
Сотрудничество между разными группами требует понимания и учета специфики каждой команды, определения конкретных ролей и ответственности, а также управления рисками и зависимостями.
Правильное определение ответственных лиц и проведение координации — это залог успешного завершения проекта.
Кто ответственный?
Отсутствие коммуникации со всеми заинтересованными участниками и дальнейшими пользователями результатов, неучтенные требования стейкхолдеров, непрозрачность проекта или наоборот изобилие коммуникации и смещение фокуса с целей проектного офиса — всё это риски некачественно назначенного руководителя проектного офиса.
Чем больше кросс-функциональных задач в компании, тем важнее обеспечить эффективное взаимодействие между бизнес-подразделениями и сотрудниками для общего блага бизнеса.
Каким должен быть руководитель проектного офиса?
Руководитель проектного офиса должен обладать разносторонними знаниями по основным и вспомогательным бизнес-процессам компании, уметь анализировать и строить бизнес-модели, планировать и контролировать выполнение проектов. Важно также уметь эффективно общаться, давать обратную связь и быть структурированным методологом. Грамотный руководитель проектного офиса способен не только управлять текущими задачами, но и разрабатывать планы развития проектной деятельности компании.
Ключевые компетенции руководителя проектного офиса:
общая эрудиция по основному бизнес-процессу компании — в производстве, продажах, маркетинге, логистике, экономике;
общая эрудиция по вспомогательным бизнес-процессам — в подходах к стимулированию, найме персонала;
общая эрудиция по управленческим бизнес-процессам — в стратегии, структуре;
навык построения бизнес-модели, финансово-экономической модели;
навык планирования;
навык координации и контроля;
навык предоставления обратной связи.
Внедрение проектного офиса: вызовы и преимущества
При внедрении проектного офиса возникают настоящие задачи-вызовы, включая сопротивление со стороны сотрудников, необходимость изменения рабочих процессов и внедрение новых стандартов, как и при внедрении любого изменения. Однако, когда АПТАЙМ помогает клиентам внедрить проектный офис, они преодолевают первичные реакции и видят эффект не только в оптимизации ресурсов и результативности, но и в формировании общего видения, ценностей упорядоченной и структурированной деятельности в процессе развития бизнеса. Во многих бизнес-процессах наводится порядок, повышается мотивация и удовлетворенность руководителей проектов и участников, происходит постоянный обмен опытом и обратной связью. Это позволяет повысить уровень профессионализма и квалификации сотрудников, а также укрепить их лояльность и приверженность компании.
Управление проектами в компании — это сложный процесс, требующий профессионального подхода и хорошей координации работы между всеми участниками. А проектный офис — это инструмент, который позволяет обеспечить эффективное управление множеством проектов, улучшить их реализацию и увеличить степень их успешности. И ключевую роль в этом процессе играет руководитель проектного офиса.
Контакты:
Дмитрий Шеломенцев, управляющий партнер АПТАЙМ;
Тел.: +7 (962) 839-75-72, 263-63-28;
Сайт: Uptime-open.ru.
ИП Канайлов Михаил Сергеевич, Uptime-open.ru
