4 простых правила для успешного мероприятия: как организовать конференцию, которая нескоро забудется

Выполните их, и вам обеспечены только положительные отзывы

12 марта 2020, 10:00 5 189

Весна – традиционное время для проведения обучающих конференций, семинаров и форумов. Почти каждый день на разных площадках города проходит сразу несколько крупных мероприятий. Как выбрать верное место, выделиться среди этого разнообразия и обеспечить продажу всех билетов именно на свое?

Правило № 1. Поставьте себя на место участника мероприятия. Самостоятельно пройдите весь маршрут вашего гостя, начиная от ключевых транспортных развязок до самого окончания вашего ивента. Убедитесь, что до выбранной вами площадки легко добраться как на автомобиле, так и на общественном транспорте. Серьезным преимуществом станет возможность без проблем припарковать машину. Если ваш участник будет судорожно искать туалет, питьевую воду или гардероб, вряд ли он сможет в полной мере сосредоточиться на выступлении спикера. Лично проверьте систему вентиляции на выбранной площадке: практика показала, что в духоте люди теряют концентрацию, а иногда и сознание. Этот путь клиента можно легко превратить в настоящий чек-лист. Если все его пункты вас устраивают — отлично, площадки осталось профильтровать только по бюджетным ограничениям.

Правило № 2. Проверьте оборудование на площадке, а также условия его предоставления. Зачастую в аренду предлагаются просто стены. Это значит, что в списке ваших дел появится масса новых пунктов: аренда техники, ее доставка и настройка как минимум. Еще бывает, что оборудование предоставляется за дополнительную плату. Внимательно изучайте условия договора: включено ли оборудование и его настройка в цену аренды, нет ли условий материального залога. Также необходимо прояснить условия оперативной замены вышедшего из строя оборудования или чего-то, что экстренно понадобилось в ходе мероприятия. Если все эти вопросы закрыты — прекрасно, вы еще на шаг ближе к идеальной конференции.

Правило № 3. Проясните вопрос питания участников вашего мероприятия, а также спикеров. Если ваша конференция проходит целый день, то люди точно захотят есть и пить кофе для повышения работоспособности. Помните, что в окрестных ресторанах и кафе будут идти бизнес-ланчи, а очереди в них невозможно учесть в тайминге мероприятия. В идеале площадка должна иметь собственный ресторан или кафе. Если своя точка питания есть, значит, можно вычеркивать из списка дел поиск кейтеринга или доставки питания — сэкономите много времени на другие задачи.

Правило № 4. Определите порядок сопровождения мероприятия со стороны площадки. Убедитесь, что в любой момент вам будет оказана помощь по любому вопросу. Да, по любому, от технической поддержки и севших батареек в кликере до размещения дополнительных участников, купивших билет в последний момент. Очень неудобно, когда за представителем площадки приходится побегать или услышать, что данный вопрос не входит в его компетенцию. Лично посмотрите в глаза менеджеру площадки. Если на все ваши вопросы ответили обстоятельно и уверенно — супер! Ваше мероприятие точно пройдет на высоте.

Именно по подобному чек-листу работает банкетная служба отеля River Park. В феврале 2020 года здесь была завершена полная реконструкция конференц-площадок. Для клиентов распахнули двери обновленные тренинг-залы и большой конференц-зал. Каждая площадка оснащена обособленной системой вентиляции и кондиционирования. Для каждого зала выбрано уникальное цветовое решение, способствующее, по мнению психологов, повышению работоспособности участников.

Эргономичные стулья, поддерживающие анатомически верную посадку, были заказаны у производителя в Великобритании, на них ваши гости не устанут даже за целый день. Система «умный дом», которой оснащены площадки, одним касанием изменит климат, освещенность или уровень звука в помещении. Каждое мероприятие от начала и до конца сопровождает банкетный менеджер, которого не нужно искать — он на оперативной связи с заказчиком в любую минуту. Все системы дублированы на случай непредвиденных ситуаций, и любое оборудование будет оперативно настроено согласно пожеланиям заказчика.

1 из 2

Собственный ресторан и бар позволяют отелю River Park обеспечивать питанием до 500 человек одновременно. Это значит, что ваши гости точно не окажутся голодными. Выделенные зоны для проведения кофе-брейков позволят участникам мероприятия не только обучаться, но и общаться с комфортом во время перерывов. Осталось добавить, что отель River Park расположен на пересечении массы транспортных магистралей города и находится всего в 10 минутах от центра. А значит, вашим участникам точно будет удобно добираться сюда, чтобы принять участие в вашем незабываемом мероприятии.

Позвоните прямо сейчас в банкетную службу отеля River Park, чтобы забронировать нужную вам дату, пока она еще свободна.