Новый офис — разорение или прибыль?

Рост масштаба, поглощение конкурентов, превращение в сетевую структуру в пределах крупного города, экспансия в регионы — все это требует расширения штата, офисных площадей и открытия новых офисов. Но собственника бизнеса или руководителя компании перспектива открытия новых офисов, как правило, не радует — слишком много проблем и рисков с этим сопряжено.

Самым опасным риском руководителю представляется потеря контроля над деятельностью сотрудников. Ведь он привык лично контролировать исполнение всех процессов, по возможности мониторить работу в режиме реального времени. Сделать это в двух офисах затруднительно, а в нескольких, тем более разбросанных по разным городам — физически невозможно.

В ряду первостепенных задач стоит и необходимость оснащения офиса телефонной связью. Значит, предстоит подключиться к городской сети, получить новые номера, довести их до сведения клиентов, приобрести мини-АТС и телефонные аппараты для каждого сотрудника. Но что делать с этим оборудованием, если офис окажется неуспешным и его придется закрыть? Как управлять потоком звонков от клиентов? Как быстро обучить сотрудников новых региональных офисов? Как найти заслуживающих доверия управляющих для новых филиалов? И главное — как наладить постоянный контроль над работой удаленных офисов?

Обдумывая эти вопросы, собственник или руководитель компании нередко откладывает расширение, теряя новые возможности, или приобретает более дорогой и большой офис, чтобы все сотрудники оставались в поле зрения. Или же тратит огромные усилия на поиск управляющих региональными филиалами.

До недавнего времени иных путей решения описанных проблем не существовало. Виртуальная АТС (ВАТС) «Манго-Офис» открывает альтернативный способ их решения.

Все в одном пространстве

Для того чтобы сотрудники работали по единым бизнес-правилам, обменивались лучшим опытом и не допускали проволочек, их не обязательно размещать в одном офисе. Единая рабочая среда современной компании — это среда, в которой все специалисты равно доступны для руководителя и друг для друга, независимо от местонахождения. Сформировать ее позволяет ВАТС «Манго-Офис». Все приложения виртуальной АТС размещены в «облаке» — на площадке провайдера, а подключение каждого рабочего места ко всем сервисам производится через интернет. Поэтому сотрудники, независимо от того, где они находятся, работают в едином информационном пространстве. А вызовы автоматически перенаправляются специалистам с нужной компетенцией и опытом. В связке с ВАТС можно использовать CRM «Манго-Офис» (систему управления взаимоотношениями с клиентами), а также ЦОВ «Манго-Офис» (Центр обработки вызовов, позволяющий в режиме реального времени управлять потоками входящих вызовов, загрузкой сотрудников и пр.).

Выгоды для бизнеса

Главная выгода — постоянный контроль над деятельностью сотрудников в каждом офисе. Каждое действие каждого сотрудника по работе с клиентами или продавца фиксируется, поэтому руководитель может видеть посекундную картину работы отдельных сотрудников, рабочих групп, офисов и компании в целом. Можно получать данные о работе подчиненных как в режиме реального времени, так и в виде аналитических отчетов, с любой степенью детализации и за любой период, можно выборочно прослушивать записи любых разговоров сотрудников с клиентами. Руководитель мониторит работу компании постоянно, на основе объективных данных — а значит, полностью контролирует ситуацию. При этом он может находиться в любой географической точке — в «облаке» он всегда рядом с сотрудниками.

Работая в среде ВАТС, можно удлинить продолжительность рабочего дня офисов без изменения графика работы персонала — за счет налаживания процесса согласованной работы офисов в разных часовых поясах. Например, сотрудники новосибирского офиса, завершив рабочий день, передают вахту общения с клиентами коллегам из Москвы. При этом для клиентов эти сотрудники — единая команда компании. Их работа организуется по единым бизнес-правилам, настроенным в ЦОВ и CRM, поэтому клиенты из разных городов гарантированно получают одинаковый уровень сервиса. Таким образом, руководитель, не переплачивая за сверхурочную работу, существенно увеличивает продолжительность времени работы компании. И вводит единые корпоративные правила.

В зависимости от потребностей бизнеса, можно объединять сотрудников из разных офисов в рабочие группы (например, продавцов или инженеров техподдержки), исходя из их профессиональных качеств и логики бизнес-процессов, но, невзирая на географическое положение. Также ВАТС позволяет создать единый круглосуточный центр поддержки, услуги которого будут в равной степени доступны клиентам из любых населенных пунктов.

Клиентам такая организация работы тоже придется по душе: они могут обратиться в компанию в любое удобное время и получить максимально качественный сервис. Позвонить клиент может либо по городскому номеру, выбрав его из общего списка номеров на сайте, либо по бесплатному номеру 8-800-55555-22.

Внушительная экономия достигается и за счет обнуления статьи расходов на междугородние переговоры между филиалами. Если компания использует традиционную модель телефонной связи, то с появлением филиалов в других городах автоматически возникает статья расходов на междугороднюю связь. У ВАТС «Манго-Офис» весь внутренний трафик бесплатный. Поэтому звонки между офисами не стоят компании ничего.

Подключиться к ВАТС «Манго-Офис» можно практически мгновенно, в несколько кликов. Уже через несколько минут компания получает единое информационное пространство, в котором все бизнес-процессы, механизмы контроля и инструменты продуктивного рабочего места глобальны и независимы от местоположения сотрудников. Благодаря такой организации работы расширение организации не вносит в ее работу новых рисков, а обеспечивает новые возможности для бизнеса.

«Манго Телеком» в Новосибирске:

ул. Красноярская, 35, оф. 1207

тел.: (383) 201-83-83, 8-800-55555-22

www.mango-office.ru