Легкие отпускные

Наступила пора отпусков. Бухгалтеры и специалисты отдела персонала заняты «отправкой» сотрудников в ежегодные отпуска: считают, начисляют, оформляют… Кому-то может показаться, что, из года в год одинаковые, эти процедуры должны выполняться с легкостью, а ошибки и быть не может. Но так думают все, кроме тех, кто эти процедуры выполняет. По каждому сотруднику — индивидуальная схема расчета; и в этом вопросе не бывает стандартных ситуаций, как и не бывает одинаковых людей. А в этом году задача еще более усложнилась в связи с нововведениями на законодательном уровне в порядок расчета отпускных. О том, как исключить ошибки в расчете отпускных и обезопасить себя от вопросов со стороны налоговых органов и трудовой инспекции, расскажет Вячеслав Норкин — руководитель отдела внедрения программ 1С Внедренческого центра «ИнфоСофт».

Вячеслав, ваша компания предлагает клиентам готовый инструмент для решения задачи расчета отпусков. Расскажите о нем поподробнее.

На самом деле этот инструмент есть уже у многих компаний города. Другое дело, что далеко не все о нем знают и используют. Речь идет об информационно-технологическом сопровождении для системы программ «1С:Предприятие 8» (ИТС ПРОФ), где в электронных справочниках кроме всего прочего реализован инструмент расчета отпускных (серия так называемых «Помощников расчета»). Проведение такого вида расчета особенно актуально для тех организаций, в которых «здесь и сейчас» потребовалось рассчитать отпускные, в нужный момент «отсутствует» бухгалтер по учету заработной платы или же нет соответствующего программного обеспечения (традиционно расчет отпускных ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», для бюджетных учреждений — «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения»).

То есть в этом помощнике расчета на ИТС ПРОФ «зашита» схема расчета, аналогичная схеме расчета, реализованной в программе. Верно?

Совершенно верно. Любому специалисту, который в данный момент рассчитывает зарплату (будь то бухгалтер- расчетчик или даже директор компании), достаточно вбить в специальную форму необходимые данные о сотруднике (в том числе количество дней, в которые работник отсутствовал на работе), и отпускные будут рассчитаны. При этом будет учтено абсолютно все согласно последним изменениям в законодательных актах: отсутствие на рабочем месте в связи с болезнью, нахождением в командировках, с разрешения администрации и пр. Форма совершенна простая, и расчет отпускных на одного сотрудника займет не более 5 минут. Таким образом, используя помощники, можно рассчитать не только отпускные по основным, дополнительным и учебным отпускам, но и пособия по беременности и родам, и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Вячеслав, но ведь кроме самого расчета отпускных надо и соответствующие документы оформить, ведь несвоевременно или неправильно оформленные документы для ухода в отпуск или, еще хуже, их отсутствие являются нарушением ведения учета и грозят штрафными санкциями.

Информационная система ИТС ПРОФ знает и умеет делать все, и я не преувеличиваю. С помощью «Юридического справочника по кадрам и оплате труда» на ИТС ПРОФ можно легко и правильно оформить приказ; при этом все необходимые пункты, слова и ссылки на законы будут учтены. Кстати, если сотруднику отпуск не положен или у него есть «остатки» от предыдущих отпусков, вам опять же об этом скажут в справочнике ИТС.

Многие организации практикуют составление графика отпусков на будущий год. В электронном справочнике «Ведение кадрового учета и расчетов с персоналом в программах «1С» представлена подробная инструкция, как это сделать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Если ваша компания на лето на место ушедшего в отпуск кадровика приняла студента-практиканта, даже он сможет составить без труда график отпусков.

Не менее актуальная на сегодня тема — формирование резервов отпусков. Согласно изменениям в законодательстве, эта процедура теперь обязательна для всех организаций. Однако не все понимают, как это делать. Справочник «Ведение кадрового учета и расчетов с персоналом в программах «1С» станет «спасательным кругом» для таких специалистов. В нем дается подробная инструкция по настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для формирования резервов предстоящих расходов на оплату отпусков.

С весны этого года мы предлагаем всем нашим клиентам посетить бесплатный обучающий курс «Профессиональный пользователь 1С:ИТС ПРОФ». Этот курс эксклюзивный, никто из партнеров фирмы «1С» не предлагает клиентам такого рода сервис с бесплатным обучением. Этот курс — практикум, в рамках которого специалист научится ориентироваться в использовании всех справочников комплекса ИТС ПРОФ.

Расчеты отпускных, приказы, графики отпусков — все это формы и таблицы, которые после правильного заполнения автоматически дают нужный результат. Но ведь есть такие области кадрового учета, которые сложно «загнать» в такие стандартизованные формы. Без специализированной программы не обойтись, и ИТС — уже не помощник.

Тут я в корне не соглашусь. Система ИТС ПРОФ в подобных случаях выступает как самоучитель. Возникла необходимость рассчитать размер НДФЛ с начисленных отпускных или специалист хочет узнать, как заполнить какую-либо форму с учетом последних принятых изменений в законодательстве, — в этих случаях можно обратиться к справочнику «Налоги и взносы» и найти подробную инструкцию, как это сделать в программе.

Должен сказать, что ИТС исключает возможность ошибки при расчетах. Наряду с обеспечением безопасности, со справочником просто и удобно работать, он доступен как на рабочем месте, так и вне его. С on-line версией справочника специалист по расчету отпусков сможет отправлять сотрудников в отпуск, будучи сам в отпуске и отдыхая где-нибудь на Мальдивах.

Если за безопасность расчета отпускных уже есть кому отвечать (Система ИТС ПРОФ), то кто же ответит за безопасность работы вашего компьютера? Внедренческий центр «ИнфоСофт» дарит всем читателям НГС антивирус Kaspersky Anti-Virus 2011. Условием получения подарка является подписка на ИТС ПРОФ сроком на 12 месяцев, оформленная в период с 7 июня по 31 августа 2011 г. С другими акциями для подписчиков ИТС можно ознакомиться здесь.

Внедренческий центр «ИнфоСофт»:

• на левом берегу: пр. Карла Маркса, 47/2, оф. 309, тел. (383) 209-08-09;

• на правом берегу: ул. Крылова, 31, 5-й этаж, тел. (383) 211-27-27;

• в Академгородке: ул. Мусы Джалиля, 3/1, оф. 1011, тел. (383) 230-32-32.