Бухгалтер или аудитор?

Насколько сильно изменилась законодательная база по отчетным документам в этом году? Какие проблемы могут возникнуть у предпринимателя, если он не успеет в срок сдать годовой или квартальный отчет? Что делать, если внезапно в момент составления отчетной документации заболел или уволился бухгалтер? На эти и другие вопросы корреспонденту НГС.БИЗНЕС ответили исполнительный директор Андрей Филатов и бухгалтер-эксперт Елена Чуклина – представители Консультационной Группы «Частный консультант».

Новые формы отчетности

В конце марта заканчивается сдача годовых отчетов и уже с 1 апреля начинается сдача отчетов за первый квартал – для предпринимателей это очень ответственное время. Даже для опытных бизнесменов это традиционно сложный период. Что касается начинающих предпринимателей, то в их бизнесе наступает один из самых ответственных моментов.

«В этом году произошло много изменений в формах деклараций. Об этом не всегда знают все предприниматели, даже при наличии своего штатного бухгалтера. Многие экономят на правовых информационных системах, поэтому не всегда оперативно способны изучить все изменения в законодательстве РФ и формах бухгалтерской и налоговой отчетности», – поясняет Андрей Филатов.

В формах отчетности за первый квартал 2007 года произошел целый ряд изменений. Утверждены новые формы декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС), расчетной ведомости в фонд социального страхования (которую надо сдать до 15 апреля), формы расчета авансовых платежей по единому социальному налогу и расчета авансовых платежей страховых взносов в Пенсионный фонд. Утверждены новые формы декларации по ЕНВД (Единый налог на вмененный доход), декларации по упрощенной системе налогообложения и форма декларации по налогу на прибыль.

«Эти изменения очень актуальны для предпринимателей, – предупреждает Елена Чуклина. – Дело даже не в том, что поменяли что-то в документах. Может сами формы деклараций кардинально не изменились. Но очень важен следующий момент: на каждой отчетной форме вверху справа указан орган и дата утверждения этой формы. И если будет подана декларация по старой форме, то контролирующие органы ее просто не примут к рассмотрению. В итоге отчет сочтут не сданным, и предпринимателя ждут санкции по причине просрочки сдачи отчета, вплоть до блокировки счета».

Кстати, штрафные санкции за не сданный отчет четко прописаны в статье 119 Налогового кодекса РФ. Штраф составит 5 % от суммы налога за каждый полный и неполный месяц со дня установленного срока предоставления декларации. Если декларация не предоставляли более 180 дней, то штрафы достигают 30 % от суммы налога и еще 10 % от суммы за каждый полный и неполный месяц (начиная со 181 дня).

«Бывают случаи, когда предприниматели не сдают декларации более года, – удивляется Елена Чуклина. – Например, одна из компаний с 2005 года не сдавала отчеты, и, что самое удивительное, ее деятельность так и не была закрыта, а ведь за такие нарушения сроков сдачи отчетности предусмотрены радикальные штрафные санкции».

Бухгалтер исчез, пропали документы

Одна из самых сложных ситуаций, когда бухгалтер предприятия внезапно заболел в момент сдачи отчета или по каким-то причинам неожиданно уволился. Женщина бухгалтер может уйти в декретный отпуск. В момент ухода бухгалтера могут потеряться документы, порой руководитель откровенно не знает, какие документы нужны для сдачи отчета. Такая ситуация грозит штрафными санкциями вплоть до блокировки счета.

«На мой взгляд, не столько директорам, сколько учредителям и собственникам бизнеса следует требовать с бухгалтера предоставить всю отчетную документацию после ее сдачи с отметкой налогового органа, – говорит Андрей Филатов. – Оптимальный выход из ситуации – инициативная аудиторская проверка».

В большей степени аудиторская проверка делается в интересах собственников бизнеса. Так им легче понять, в каком состоянии находится идея и воплощение их бизнеса. Специалисты считают, что делать инициативные аудиторские проверки следует регулярно, особенно том случае, если происходит смена руководителя или бухгалтера.

Как правило, аудиторы беспристрастны, и их проверки помогают собственникам бизнеса понять реальную картину развития своего дела. Более того, аудиторы находят ошибки при оформлении документов, рекомендуют, как их избежать. Одним словом, заключение по итогам аудиторской проверки следует рассматривать как инструмент помощи предпринимателю.

Для контролирующих органов наличие «свежего» заключения аудиторской проверки предприятия – признак профессионального подхода предпринимателя к своему делу. Конечно, так называемые инициативные аудиторские проверки требуют определенных финансовых вложений. Но специалисты советуют не экономить и заранее обеспечить спокойное развитие бизнеса. Иначе потом можно больше потерять на штрафах.

Беспристрастный аутсорсинг

Доверив предоставление бухгалтерских услуг своего бизнеса профессионалам, предприниматель может избежать штрафов и пеней, связанных с нарушением налогового и бухгалтерского законодательства. Преимущество оказания бухгалтерских услуг сторонними организациями заключается в том, что каждый профессионально занимается своим делом.

Для представителей малого бизнеса одним из оптимальных вариантов ведения бухгалтерии является бухгалтерский аутсорсинг. Собственный бухгалтер хорошо видит внутреннюю сторону бизнеса, однако не всегда может увидеть ситуацию беспристрастными глазами контролирующих организаций. В этом плане бухгалтерский аутсорсинг – один из лучших вариантов, потому что специалист составляет отчетность так, как будто это делает инспектор. Так же как и аудитор видит всю документацию компании «глазами инспектора».

Аутсорсинг удобен и тем предпринимателям, у которых, помимо основного дела, есть несколько вспомогательных. Здесь также не всегда верно поручать выполнение отчетности только одному лицу – главному бухгалтеру. В том случае, если он внезапно заболеет, могут возникнуть большие проблемы с бесперебойной работой предприятия.

Так называемая «вынесенная» за пределы предприятии бухгалтерия поможет решить подобные проблемы. Опытные предприниматели стараются как можно меньше декларировать наличие вспомогательных бизнесов, в отличие от основного. Они поручают вести отчетность в основном бизнесе своему главному бухгалтеру, а бухгалтерию вспомогательного бизнеса выносят на аутсорсинг. Известно, что в случае кризиса основного бизнеса, остаться на плаву помогут вспомогательные предприятия – и порядок в их бухгалтерской отчетности будет как нельзя кстати.

Михаил Фокин, специально для НГС.БИЗНЕС